Ce qu’il faut retenir (des ressources présentées)

Tutorat

AF038 - Animer le dispositif tutoral

AF038 – Animer le dispositif tutoral.pdf

Les interventions tutorales structurelles

Premier contact = primordial

  • Primordial pour l’apprenant : car le premier contact scande officiellement son entrée en formation.
    • Le parcours qui a été le sien pour trouver la formation à laquelle s’inscrire puis les entretiens et autres procédures qui lui ont permis d’être sélectionné, les démarches administratives qu’il a entrepris pour trouver le financement de sa formation ce parcours est enfin terminé et ça y est il commence enfin sa formation.
    • Ce premier contact est aussi l’occasion de mettre un nom parfois un visage sur la personne ressource qui va l’accompagner, d’obtenir des réponses à ses premières questions, d’avoir davantage de visibilité sur le parcours de formation, sur les modalités d’évaluation, sur les conditions matérielles et techniques. Si le contact est collectif l’apprenant va aussi entrer en relation avec ses pairs
  • Primordial pour le tuteur
    • c’est lors de cette interaction qu’il va pouvoir se faire une idée plus précise des apprenants qu’il va tutorer, de leurs attentes, de leurs appréhensions, de leur motivation, de leur connaissance préalable sur le contenu de la formation, de leurs expériences précédentes en formation en ligne, de leur manière d’envisager leur statut d’apprenants, des difficultés potentielles qui peuvent être les leurs.
    • primordial en fait pour l’établissement de la relation tutorale : pour en dresser le cadre et le style.
  • Synchrone : d’un point de vue pratique il y a de très nombreux avantages à réaliser ce premier contact en communication synchrone. Pendant très longtemps il est apparu même indispensable qu’il se déroule en présentiel. Aujourd’hui le développement des classes virtuelles fais souvent préférer l’usage de cet outil qui est bien plus économique et autorise néanmoins de réelles interactions. Ce premier contact gagne à être soigneusement scénarisée et il nécessaire de lui consacrer un temps qui ne soit pas trop court. Cfr l’exemple de scénario de premier contact.

Contractualiser et planifier

La contractualisation et la planification peuvent être abordés durant le premier contact. Toutefois si la personnalisation de l’accompagnement est un principe retenu par le dispositif tutoral, il est préférable que cette intervention soit individuelle.

Il s’agit tout d’abord de contractualiser la relation tutorale. C’est le document de base et il est nécessaire d’en présenter les différents éléments que sont les droits et devoirs des apprenants et des tuteurs les uns envers les autres. Si certaines caractéristiques de l’apprenant le nécessitent et si l’institution a laissé au tuteur ce périmètre d’initiatives, certaines modalités peuvent être adaptées. Il est alors préférable d’aboutir par consensus et de produire l’éventuelle annexe à joindre à la charte tutorale. Les adaptations ne peuvent la plupart du temps ne pas concerner le confort de l’apprenant mais davantage ses nécessités impérieuses. Lorsque le consensus n’est pas possible, c’est la règle générale de la charte tutorale qui s’applique.

Planifier son apprentissage est souvent nouveau pour les apprenants qui n’ont eu que des expériences de formation en présentiel. Dans cette modalité, c’est l’institution qui décide de l’emploi du temps. A distance la responsabilité de la planification et entièrement ou partiellement (lorsqu’il y a des rendez-vous synchrones) transférée sur l’apprenant : c’est à lui de définir dans son agenda les plages horaires qu’il va consacrer à son apprentissage.

Or nous sommes loin d’être égaux en matière de planification. Il semble même que la stratégie de planification préférée de beaucoup d’apprenants soit de tout faire au dernier moment sous la pression des échéances – ce qui est la négation même de la planification.

Il s’agit donc pour le tuteur de :

  • sensibiliser aux bienfaits de la planification tel que le fait de se donner de la visibilité, d’arriver à intégrer son planning de formation à son planning professionnel et à son planning personnel.
  • Il peut donner également quelques astuces pour planifier : le fait de se ménager des marges de manœuvre, de chercher à être réaliste et non volontariste.

Adaptations : en formation collective il est rarissime que les échéances puisse être déplacés au gré des besoins des apprenants. Aussi il n’y a pas de réel adaptation sur ce point hormis celle éventuellement prévues lors de l’ingénierie pédagogique préalablement.

Formaliser les objectifs

Objectifs académiques

Lorsque l’apprenant est inscrit à une formation c’est qu’il y est intéressé par les objectifs académiques qui sont déterminées par l’institution. Toutefois il peut également poursuivre des objectifs personnels = sont souvent les plus porteurs pour l’apprenant.

Objectifs personnels

Il est intéressant pour le tuteur d’inviter les apprenants à identifier leurs objectifs personnels et (s’ils le souhaitent) de lui en faire part : car lorsque la tentation d’abandon survient, c’est plutôt sur les ressorts personnels d’engagement dans la formation que le tuteur pourra agir et ce de manière beaucoup plus efficace qu’en rappelant simplement les objectifs académiques.

Évaluation de l’atteinte des objectifs

Le tuteur peut également fournir une aide aux apprenants pour déterminer les critères d’évaluation de l’atteinte des objectifs personnels en effet tous les apprenants la distance ne possède pas forcément ses compétences qui sont plus propres au métier de formateur

Les interventions proactives

Les interventions tutorales proactives sont celles que le tuteur entreprend en prévention, sans avoir été sollicité par les apprenants. Elles peuvent être relatives à :

  • des annonces sur le déroulement de la formation
  • avoir des visées motivationnelle, socio-affective, ou metacognitives.

Notons d’ailleurs que pour l’immense majorité des apprenants ceci ne sollicite jamais le tuteur sur le plan métacognitif. Donc les interventions permettant à l’apprenant de mieux se connaître comme apprenant sont forcément proactives.

Les points intermédiaires

Sont utiles pour permettre à l’apprenant de se rendre compte du chemin qu’il a parcouru et mesurer celui qui reste à faire. C’est souvent l’occasion pour le tuteur de

  • souligner ce qui a été bien réussi et de procéder à des remédiations sur les points qui ont posé davantage de problèmes aux apprenants.
  • Il peut également devenir des espaces de parole pour les apprenants pour exprimer leur ressenti sur la formation parfois leurs doléances les actions réalisées durant la formation.

Faire le bilan

Les actions réalisées durant les points intermédiaires le sont aussi fréquemment lors du bilan. C’est le temps de l’évaluation qui portent généralement sur les 3 premiers niveaux de Kirkpatrick à savoir :

  • la satisfaction des apprenants
  • les connaissances construites et les compétences développées
  • la manière dont celles-ci pourront être réutilisés dans le contexte professionnel ou personnel de l’apprenant

Le bilan c’est aussi le temps de la séparation de la fin de la formation :  toutefois faire le deuil de la formation est moins fort qu’en présentiel car les habitudes de communication à distance ont été établies et que chacun peut donc poursuivre la relation avec ceux qui le souhaitent ensuite.

Les interventions tutorales conjoncturelles

Les interventions tutorales réactives sont toutes résumables en un schéma.

Tout d’abord il y a une demande de soutien de l’apprenant qui parvient au tuteur. Celui-ci doit s’assurer qu’il comprend la demande. Si ce n’est pas le cas il doit demander à l’apprenant d’apporter les précisions nécessaires. Si il comprend la demande il peut donc formuler un diagnostic.

Il peut s’agir d’une défaillance du dispositif : à ce moment-là il s’agit pour le tuteur d’alerter les personnes ressources concernées et d’informer les apprenants du traitement du problème. Mais cela peut-être une difficulté rencontrée par l’apprenant : il faut donc vérifier que ce problème n’est pas rencontré par d’autres apprenants ; si c’est le cas il faut utiliser un outil de communication privé. Si le problème est généralisé -> utiliser un outil de communication collectif.

Important : le tuteur doit essayer de comprendre en profondeur la demande de soutien. Il y a parfois des demandes entre les lignes et il faut donc par le dialogue avec l’apprenant s’assurer d’avoir compris la demande avant de proposer un conseil.

Notons d’ailleurs que le conseil est différent de la consigne : ceci suppose donc que le buteur accepte que son conseil ne soit pas suivi par l’apprenant. D’un autre côté l’apprenons s’attendre à obtenir des réponses qu’il pourrait trouver par lui-même. Dans ce cas le tuteur procède par questionnements de l’apprenant afin de lui faire trouver par lui-même la réponse.

« Aide-toi, le tuteur t’aidera ».

Proactivité et réactivité

Voici les interventions tutorales réactives et proactives :

Usages de la proactivité

  • Faire circuler des signes de présence
  • Apporter des informations juste à temps
  • Devancer des demandes particulières
  • Solliciter les apprenants pour la réalisation des tâches
  • Rappeler les échéances
  • Premier contact
  • En cas de démotivation de l’apprenant pour favoriser sa persévérance

Usages de la réactivité

  • Remédiation
  • Apporter des informations juste ce qu’il faut
  • Personnalisation
  • Faire gagner en autonomie
  • Commentaires aux travaux
  • Relance dans les forums
  • Synthèses d’échanges collaboratifs
Interventions structurelles Interventions conjoncturelles
  • Féliciter les apprenants
  • Communiquer les résultats d’évaluation
  • Donner de la visibilité sur le cours suivant
  • Faire un point sur les difficultés rencontrées

(D’après atelier 3 – AF024)

  • Evaluer des acquis / productions

Exemple à partir d’une activité forum :

  • Lancer le forum
  • Relancer les échanges
  • Produire une synthèse des réponses et des commentaires des apprenants

(D’après atelier 3 – AF024)

Interventions proactives Interventions réactives
  • Premier contact
  • Faire circuler des signes de présence
  • Apporter des informations juste à temps
  • Devancer des demandes particulières
  • Solliciter les apprenants pour la réalisation des tâches
  • Rappeler les échéances
  • En cas de démotivation de l’apprenant pour favoriser sa persévérance

(D’après atelier 5 – AF038)

  • Remédiation
  • Apporter des informations : juste ce qu’il faut
  • Personnalisation
  • Faire gagner en autonomie
  • Commentaires aux travaux
  • Relance dans les forums
  • Synthèse d’échanges collaboratifs

(D’après atelier 5 – AF038)

Les bonnes pratiques tutorales (les 4 les plus importantes)

La technique du miroir est utile pour créer de la proximité entre le tuteur et le tutoré pour établir la confiance qui est essentielle à l’épanouissement de la relation tutorale. Il s’agit pour le tuteur d’utiliser le même registre de langage que le tutoré – en particulier en ce qui concerne :

  • Le tutoiement ou vouvoiement,
  • les formules de politesse,
  • le style d’expression.

Sans vouloir à toute prix être dans le mimétisme cette technique est utile lors des premiers échanges et lorsque la relation se révèle plus difficile.

Reformuler ses dires avec ses propres mots ce que son interlocuteur a dit c’est utile pour s’assurer de l’avoir compris mais c’est également intéressant pour donner l’occasion à son interlocuteur de s’entendre et de vérifier qu’il a bien dit ce qu’il voulait dire

La réverbération est plutôt utilisé à l’oral il s’agit de reprendre les derniers mots dits par son interlocuteur avec un ton interrogatif ceci engage le plus souvent le interlocuteur à préciser ses propos.

Comme vous le voyez la technique du sandwich est très appétissante. Il s’agit pour le tuteur qui a des choses peu agréable voire désagréable à transmettre à l’apprenant de commencer par une phrase positive puis d’aborder les points plus négatifs puis de finir par une expression positif le pin 7 positif la garniture ce qui est le plus consistant féliciter

Féliciter en apprenant même lorsque ces réussites ne sont que partielles est une pratique tutorale très importante : cela amène l’apprenant à adopter les comportements adéquats avec l’image que les autres perçoivent. Le tuteur est donc invité à féliciter de manière régulière les apprenants pour bien sûr agir aussi sur leurs motivations.

la charte tutorale

C’est un document rassemblant les droits et devoirs des tuteurs et des apprenants les uns envers les autres. Les objectifs de ce document sont pluriels :

  • tout d’abord ça va permettre à l’institution de communiquer sur son système de tutorat afin que l’ensemble des acteurs (les tuteurs, les apprenants mais aussi pourquoi pas les clients potentiels) connaissent le cadre dans lequel ils vont interagir.
  • c’est là où effectivement on va stipuler les droits et devoirs : habituellement c’est le délai dans lequel le tuteur doit répondre à une sollicitation d’un apprenant.
  • Enfin, la charte tutorale va permettre d’aboutir à une définition plus précise des actions du tuteur et donc de pouvoir rédiger une fiche de fonction. Être tuteur aujourd’hui ce n’est pas un métier mais par contre c’est quand même une activité très professionnelle et qui donc nécessite d’être précisée à travers un texte qui peut-être ajouté à la fiche de fonction de l’individu qui investit les fonctions tutorales.

Contenus de la charte tutorale

  • Description de la stratégie tutorale
  • Les valeurs qui la sous-tendent
  • Le système tutoral adopté
  • L’identification des profils de tuteurs
  • Les modalités d’interventions tutorales
  • Les droits et devoirs des différents acteurs, tuteurs et apprenants, tant les uns envers les autres qu’en direction de l’institution

L’essentiel à retenir

  1. Les interventions tutorales structurelles sont souvent transférables
  2. Proactivité et réactivité sont à conjuguer ensemble
  3. La charte tutorale est indispensable à la contractualisation
  4. Les interventions conjoncturelles sont à analyser avant de les entreprendre

AF039 - Suivre le dispositif tutoral

AF039 Suivre le dispositif tutoral.pdf

Plusieurs travaux de professionnels sur l’ingénierie tutorale : https://coggle.it/diagram/WvCHMLPNQ4BI4zl7/t/ing%C3%A9-tutorale  Très riche !

3 styles de management d’équipe tutorale

Le management hiérarchique

  • Les décisions concernant le travail et l’organisation des tuteurs sont prises par le manager seul au fur et à mesure de l’évolution des activités.
  • Les décisions ne sont ni justifiées ni explicitées.
  • Les critères d’évaluation du manager ne sont pas connus
  • Il reste à l’écart de la vie du groupe des tuteurs n’intervenant que pour canaliser le travail où faire des démonstrations en cas de difficulté

Le management du laissez-faire

  • Après avoir précisé les moyens et le matériel dont dispose le groupe de tuteurs, le manager adopte un comportement passif.
  • Les tuteurs jouissent donc d’une totale liberté tout en sachant qu’il peut venir au moins faire appel à leur manager.
  • En cas de besoin ce dernier ne juge ni n’évalue sa présence.
  • Il n’intervient qu’à la demande prenant un minimum d’initiative

Manager participatif

  • Les décisions résultent des discussions provoquées par le manager et tiennent compte de l’avis des tuteurs.
  • Les décisions sont articulées par rapport à une progression, chaque étape étant donc clairement située et finalisée.
  • Le manager explicite les jugements qu’ils portent et les justifie quand un problème se pose.
  • Il suggère toujours plusieurs alternatives entre lesquelles le groupe de tuteurs a le choix son trop de participer lui-même aux activités.
  • Il s’efforce d’être intégré à la vie du groupe.

Modèle de Hersey-Blanchard

Ce modèle positionne le style de management selon 2 axes centrés sur les taches ou centrés sur les personnes :

  • diriger = le manager dit que traducteur quoi faire et comment le faire
  • persuader = le manager fournit de l’information et orientent les tuteurs dans leur tâche
  • déléguer = le manager transfert la plupart des responsabilités sur les tuteurs, il garde toujours un œil sur les progrès mais il est moins impliqué dans les décisions
  • participer = le manager se concentre davantage sur la relation et moins sûr la direction. Il travaille avec l’équipe de tuteurs et il partage ses responsabilités décisionnelles.

On peut positionner les 3 styles de management dans l’écran pour voir le choix d’un style de management lorsqu’il n’est pas pensé au préalable. C’est fortement lié à la personnalité du manager. Certains répugnent à diriger Alors que d’autres n’imagine pas de partager leurs responsabilités. Or le style de management devrait être davantage adoptés en fonction des tuteurs, de leurs expériences, de leur maturité dans leurs fonctions : les tuteurs peu expérimentés accepteront généralement un management directif persuasif alors que les plus expérimentés (ou qui s’estiment tels) pencheront vers un management délégataire ou participatif.

Ces styles de management dépendent également des choix qui sont faits par l’institution et qui s’impose au manager :

  • plus une organisation est hiérarchique (verticale) plus le style directif et persuasif seront adoptées
  • à contrario une organisation favorisant les relations plus horizontales incitera le manager à adopter un style délégataire ou participatif

La position du manager n’est pas toujours confortable dans la mesure où il doit établir un compromis entre les orientations qui lui sont donnés par sa direction les souhaits des tuteurs et ses préférences naturelles pour tel ou tel style de management.

La fonction de tuteur des tuteurs

= lorsque le nombre de tuteur nécessaire pour un dispositif devient relativement important et/ou que le recrutement des tuteurs ne permet pas de trouver des tuteurs déjà expérimentés.

Sa fonction présente des analogies avec celles de formateur de formateurs. Elle relève aussi du compagnonnage qui voient un professionnel expérimenté guider les pas d’un collègue novice.

Le tuteur de tuteurs est donc un tuteur expérimenté qui a développé de réelles compétences dans l’accompagnement des apprenants à distance. Il a ou est en capacité de porter un regard réflexif sur ses pratiques tutorales afin de les analyser et de les perfectionner.

Il lui appartient de coordonner les interventions de l’équipe de tuteurs pour

  • assurer une qualité équivalente des services de tutorat délivrés par les uns ou les autres
  • rendre plus fluides les interventions des différents tuteur auprès d’un même apprenant
  • faire émerger un sentiment d’appartenance au groupe de tuteurs

Il recourt à la pédagogie de l’exemple pour donner un donner à voir aux tuteurs novices les bonnes pratiques à adopter. Il est abonné à former les tuteurs par la pratique en aménageant des situations proches de celles que que le tuteur vivra lors de l’accompagnement des apprenants.

Il suscite la métacognition des novices afin que ceux-ci capitalisent leurs expériences.

Il est un soutien pour les tuteurs lors de leurs interventions auprès des apprenants.

  • Il agit comme tuteur c’est-à-dire en donnant des conseils plutôt que des consignes ;
  • et en recourant aux techniques de l’écoute active : empathie, reformulation, réverbération, questionnement ouvert.

Cette mise en abîme permet aux novices d’observer les techniques utilisées et le savoir-être manifesté qu’ils pourront transposer dans leur pratique.

Il a fréquemment aussi un rôle d’évaluateur de la performance tutorale des novices : cette évaluation est davantage formative que sommative et a pour but principal l’amélioration des interventions tutorale effectués auprès des apprenants.

Il est le garant du cadre de la stratégie du dispositif tutoral et de la charte tutorale il est donc également un manager.

Constituer une équipe de tuteurs

Ne pas attendre de recruter au dernier moment !

Fiche de fonction

Comme pour tout recrutement la 1ère chose à faire est de bien analyser le besoin et d’en tirer une fiche de fonction. Ce travail est grandement facilité par les résultats du premier livrable de l’ingénierie tutorale, le système tutoral.

Annonces

  • Il est possible de passer des annonces dans des supports internes à l’institution ou externe à celle-ci lorsqu ils sont spécialisés sur le tutorat tels que des groupes existants dans les réseaux sociaux.
  • Il est également possible de solliciter les anciens étudiants de l’institution.
  • Il est par contre de peu de rapport actuellement de passer des annonces dans les sites d’emploi : la principale difficulté venant du fait qu’il est difficile de catégoriser son offre dans la mesure où « tuteur à distance » n’est pas reconnu comme étant un métier.

Réseau professionnel

Il est nécessaire de solliciter son réseau professionnel pour repérer les éventuels candidats. Il est alors nécessaire d’expliquer clairement à vos contacts le type de personne recherchée et d’évoquer les dispositions que vous avez prises pour les professionnaliser dans leurs fonctions de tuteur à distance.

Volontariat

Il est important de privilégier le volontariat plutôt que la désignation dans la mesure où la motivation de l’individu à être tuteur sera nécessaire pour consentir les efforts nécessaires à sa formation de tuteur.

Former des tuteurs & Communautés de pratiques

Les personnes recrutées seront très fréquemment à former leurs fonctions tout comme il sera utile de les constituer en communautés de pratiques.

Professionnaliser les tuteurs par la formation

Une formation de tuteur devrait idéalement être isomorphique c’est-à-dire que les tuteurs novices soient mis dans la même situation que les apprenants qu’ils vont encadrer : tant en termes de modalités distanciel ou présidentiels qu’au niveau de l’environnement technologique. Ils pourront ainsi faire davantage de liens entre leur vécu et celui de leurs futurs apprenants.

Une formation de tuteur doit être également davantage pratique que théorique. Il faut développer des savoir-faire et des savoir-être plus que des connaissances. La réalisation d’intervention tutorales à partir de cas-types se révèlent pertinentes tant pour entrainer les tuteurs que pour leur permettre d’ajuster leur communication envers les apprenants. Les études de cas et les mises en situations peuvent également s’appuyer sur les fiches descriptives des interventions tutorales qui ont été conçues lors du scénario tutoral.

La formation aux outils est nécessaire mais non suffisante. Il faut :

  • développer leurs capacités aux techniques de l’écoute active,
  • à la métacognition,
  • aux supports motivationnels,
  • aux interactions socio-affectives.

Il est important de prévoir à coté des activités individuelles des activités collaboratives pour :

  • permettre aux novices d’observer les interventions du tuteur formateur pour faire vivre leur collaboration et
  • renforcer leur sentiment d’appartenance et poser les prémices d’une future communauté de pratique.

Il faut comprendre des évaluations : l’évaluation formative est favorisée. elle permet

  • au tuteur formateur de souligner la réussite
  • de relever les axes d’amélioration
  • de procéder au remédiation qui s’avère nécessaire

L’auto-évaluation et l’évaluation par les pairs sont également intéressantes.

  • La 1ère agit sur le savoir-faire métacognitif,
  • et la seconde autorise la pluralité des points de vue et favorise l’expression critique.

Il appartient au tuteur formateur de fournir des aides méthodologiques pour ces 2 évaluations tels que :

  • la liste des objectif évalués,
  • et les critères et indicateurs qui leur sont attachés.

Brigitte Denis dirige la seule formation universitaire francophone de tutorat distance. Dès 2003 elle a proposé un scénario de formation de tuteurs :

  • Le vécu a pour objet de permettre aux participants de faire le point sur leurs expériences passées en lien avec le tutorat et sur leur motivation à être tuteur.
  • ensuite les participants sont invités à exprimer leur représentation sur ce qu’est le tutorat, sur les activités des tuteurs et la manière dont ils peuvent les réaliser, etc

Ces 2 premières étapes correspondent à l’émergence des connaissances préalables les participants.

  • L’étape de définition est destinée à dresser le profil du tuteur dans un dispositif donné.
    • Cette activité est réalisée en mode collaboratif.
    • Il en découle la rédaction d’une charte tutorale.
  • L’étape pratique consiste pour les participants à réaliser des interventions fictives à partir de cas-type. C’est le temps de l’entraînement.
  • Puis les participants interviennent comme tuteur dans un dispositif réel et mettent en œuvre le scénario tutoral qu’ils ont construit
  • La mutualisation : chaque participant fait un rapport écrit et oral de sa pratique tutorale dans le dispositif dans lequel il est intervenu. Cette dernière étape peut servir également de 1ère étape Vécu pour un 2nd cycle de formation visant le perfectionnement des participants devenus tuteur.

Les communautés de pratiques

Selon la typologie des différentes formes de communautés de France Henri la communauté de pratiques est la plus exigeante tant au niveau de l’intentionnalité de rassemblement que de la force du lien social. En effet une communauté de pratiques demande un engagement volontaire des participants à faire groupe et le lien social est relatif à la pratique professionnelle commune, voire à l’appartenance à une même institution.

  • la 1ère étape d’une communauté de pratique est son il est le plus souvent à l’initiative d’un ou plusieurs tuteur ou également du tuteur de tuteurs. Il s’agit
    • de lancer l’idée,
    • premiers échanges informels avec les tuteurs
      • sur leur souhait ou besoin d’échanger avec leur paires
      • sur les modalités qu’ils imaginent et sont prêts à investir
      • sur les bénéfices qu’ils escomptent en retirer.
    • L’assemblage peu soit donner lieu à un lancement officiel (lors d’un regroupement en présence ou à distance) soit se dérouler sur une période plus longue permettant aux uns et aux autres d’obtenir de l’information sur l’initiative et de décider de leur participation ou non.
  • La deuxième étape et l’identification d’un but partagé qui peut se décliner en objectif secondaire. Il s’agit pour les participants de trouver un but mobilisateur qui fasse consensus et dont les tâches à accomplir pour l’atteindre sont compatibles avec l’investissement que chacun est disposé à avoir au sein de la communauté.
    • Cette étape peut être relativement longue surtout si les tuteurs ne se connaissent pas et qu’elle sert donc aussi d’espace de socialisation.
    • Elle se clôture par la formulation des objectifs à trouver par tous les participants.
    • Le manager doit davantage adopter un management participatif, voir de laisser faire. De manière générale surtout si l’initiative vient d’un supérieur hiérarchique il est important que celui-ci adopte une attitude qui favorise plus qu’elle ne dirige les échanges.
  • Toutefois la communauté a besoin de définir un mode de fonctionnement, de confier certaines tâches d’animation en tel ou tel participants, de déterminer un planning de ses activités, d’identifier le processus de prise de décision, de choisir ses outils de communication et de production.
  • Une communauté n’existe réellement que parce qu’elle produit. Les communautés basées uniquement sur l’échange d’informations correspondent davantage aux communautés d’intérêt qu’aux communautés de pratique. Là encore, les productions à réaliser doivent faire l’objet de discussions et de décisions. Il arrive fréquemment que l’élaboration d’un guide de bonnes pratiques ou encore l’amélioration de la charte tutorale soient les premières productions de la communauté. D’autres sont bien évidemment imaginables en fonction des intérêts des participants.
  • La communauté peut tirer parti d’une évaluation tant de ses productions que de son vécu. Bien pour la cohésion (relatif au bien être ensemble, phénomène d’entraide, climat de vienveillance, aux relations développées, etc.) et la productivité de la communauté.
  • selon la typologie des différentes formes de communauté son vécu.

Indicateurs de tableaux de bords (pour donner une vision synthétique d’une activité)

Ici les interventions réalisées auprès des apprenants par les tuteurs.

Il faut bien reconnaître que la littérature sur le tutorat reste muette à ce niveau. Il faut donc se tourner vers les praticiens mais ceux-ci soit ne réalisent pas de supervision du tutorat soit sont peu enclin à partager leur pratique. Il appartient donc à chaque acteur ayant des tâches de supervision du tutorat de créer ses propres outils et tableaux de bord.

Les tableaux de bord ont une vocation essentiellement quantitative ils doivent permettre :

  • de dénombrer les interventions tutorale réalisé au global – et par fonction tutorale ou plan de support
  • de mesurer le temps que leur à consacré les tuteurs
  • de repérer les temps de réponse aux sollicitations des apprenants
  • de comparer les interventions prescrites et celles réalisées. Très fréquemment des interventions non conçues lors du scénario tutorale se révèle nécessaire à entreprendre alors que parfois certaines interventions prévues s’avérent inutiles ou redondants

Ce tableau de bord peuvent être utiles surtout lorsqu’un grand nombre de tuteur interviennent dans un même dispositif. Les tableaux de bord se révèlent néanmoins insuffisants pour évaluer la qualité du tutorat.

Remarquons aussi que le recueil des données permettant de les établir est parfois long et que le solde entre ce que coûte leur élaboration et les apports qu’ils fournissent n’est pas toujours positif.

A côté des tableaux de bord et de l’animation d’une communauté de pratiques il est très profitable pour les éditeurs et leur coordinateur de procéder à des rapports d’activités écrits ou oraux, en classe virtuelle par exemple, ne se limitant pas à des données chiffrées mais incluant

  • des réflexions sur le fonctionnement des services tutoraux
  • et sur leur vécu de tuteur

Contenu d’un tableau de bord

  • Nombre d’interventions réalisées par fonction tutorale et plan de support
  • Temps passé
  • Temps moyen de réponse Intervention non prévues mais réalisées
  • Interventions prévues mais non réalisées

Contenu d’un Plan de rapport d’activité

  • Données quantitatives
  • Fonctionnement général
  • Bonnes pratiques mises en œuvre
  • Difficultés rencontrées
  • Attentes de soutien repérées chez les apprenants
  • Propositions d’amélioration du dispositif tutora

L’essentiel à retenir

  • Le style de management des tuteurs doit être le résultat d’un choix.
  • Les communautés de pratiques sont un complément utile à la formation.
  • La supervision demande la création d’outils de reporting et d’espaces d’échanges.
  • L’équipe de tuteurs est à constituer dès la fin du système tutoral.

Les classes virtuelles

Conseillés par le DU

Des idées pour une CV

Ouverture
  1. Vérification de la connexion avec les participants
  2. Mots d’accueil et annonce de l’objectif
  3. Vérification des outils principaux de la CV
  4. Nuage de mots : “vous vous sentez comment ?”
Activités 1e partie : correction du cas

  1. Activité tableau blanc (mots à écrire) : impressions générales sur l’activité autour de l’étude de cas.
  2. Echange / tchat : les difficultés rencontrées lors de l’activité (technique et autres)
  3. Evaluation du réalisme / de la pertinence du cas sur une ligne (par rapport à leur expérience de terrain).
  4. Synthèse des résultats de leurs analyses, commentée par le tuteur.
  5. Questions / réponses.
  6. Sondage wooclap : “à ce stade, quelles pistes d’amélioration pour vous en matière d’hygiène des mains ?”

2e partie : les référents

  1. Quiz : “la fonction référent hygiène, ça vous parle ou pas ? “
  2. Présentation de la fonction des référents hygiène (qui, rôle, but).
  3. Session scindée : “dans votre service, comment ça se passe ? Echangez puis faites une restitution orale de vos échanges.”
Conclusion
  1. Synthèse de la CV et mise en perspective des modules auto-formatifs qui suivent et qu’ils vont démarrer.
  2. Rappel des prochaines dates importantes.
  3. Au revoir.

Voir aussi ce document pour inspiration.

Outils

AF040 - Utilise les outils de diffusion pour recueillir les informations

AF040 – Utilise les outils de diffusion pour recueillir les informations.pdf

Objectif : utiliser les outils de diffusion pour recueillir les informations utiles pour le suivi des apprenants.

Quels sont les besoins en information dans un cadre de suivi de formation ?

Administratifs : vérifier que les apprenants ont bien suivi la formation, obtenir des résultats qui prouvent que la formation a eu lieu.

Pédagogiques : pour assurer un tutorat, par exemple, il faut des infos nécessaires : quel est le niveau d’activité de participation, faut aussi des évaluations pour jauger l’avancement du groupe (niveau d’acquis des compétences etc.)

Quels sont les supports d’information en présence ?

Les informations vont être collectées par l’infrastructure du dispositif :

  • Plateforme (LMS) collecte des infos : la complétude, la participation, la durée de connexion, les messages des forums, les résultats de quiz, d’évaluation, les commentaires, etc. Se sont des infos systématiques (et donc comparables entre apprenants).
  • Dans les outils de classe virtuelle: tracer des infos comme la présence, le temps passé, le niveau de participation aux activités (le chat, par exemple), résultat de quiz, etc.
  • Outils externes: annuaire d’entreprise (pour qualifier les apprenants), enquêtes (évaluation de satisfaction en fin de formation).

Information issues des contenus

  • Modules : s’ils respectent la normes SCORM le module va faire remonter des infos (à partir d’un quiz par exemple) dans le LMS.
  • Evaluation : scores issus de quiz par exemple.
  • Animation numérique en présentiel (cas de formation hybride) : sondage, quiz pendant le présentiel.

Besoins administratifs

  • Date de connexion des apprenants
  • Durée de connexion
  • Complétude
  • Score /réussite
  • Traitement individuel et statistiques

Besoins pédagogiques

  • Suivre les activités des apprenants : qui y participent, les retardataires, certains éprouvent-il des difficultés
  • Résultats des évaluations (score) – les questions qui présentent des difficultés
  • Participation (quantité – être présent, qualité – les contributions, les productions, les contributions dans les forums avec étoiles données par les participants, etc.)
  • Mesure la progression des apprenants

En synthèse

Les données issues des outils numériques existent mais elles ne sont pas forcément complètes car certaines choses ne sont pas visible. Faut donc parfois prendre son téléphone et interroger les apprenants pour mesurer le mood des apprenants.

Elles sont souvent dispersées dans différents systèmes.

Elles ne représentent qu’une partie de la solution pour le suivi.

Gestion de projet

AF041 - Le pilotage du déploiement

AF041 – Le pilotage du déploiement.pdf

Objectif : connaître les points clés du pilotage du déploiement du projet de e-learning. Faut anticiper. Se sera écrit dans un plan de déploiement, qui peut être joint à la Note de cadrage (ou faire partie d’un chapitre entier de ce document).

Organisation du déploiement

Le pilote : càd une session test (avant généralisation). C’est conseillé.

  • Faut écrire le périmètre du pilote (nombre de personne test, critères de sélection, etc.).
  • Faut aussi éclaircir quelles évaluations seront prévues pour ce pilote. En général on veut évaluer une intention particulière, fine.

Planning des sessions : écrire un calendrier de déploiement.

Détailler les modalités pratiques d’inscription (décrire le process d’inscription). Surtout si c’est une formation hybride, il y a souvent une double inscription.

Logistique : le présentiel mais aussi pour la partie distancielle/numérique. S’assurer d’avoir du wifi, etc.

Technique

Rappeler les pré-requis techniques nécessaire pour les apprenants et les tuteurs

Décrire ce que l’on a prévu pour l’accompagnement technique des apprenants, pour ceux qui ont le plus de difficultés : hotline, forum technique, bouton d’aide, CV à vide / d’entrainement en essayant toutes les possibilités, etc.

Processus de remontés des données utilisateurs : en provenance de la plateforme, des modules, des résultats d’évaluation, d’éléments tiers, etc.

Accompagnement des tuteurs/formateurs

Produire le guide d’animation : pour comprendre la logique du parcours, leurs rôles, ce qu’ils ont à faire, etc.

Mettre en place les outils du suivi (remontée des données) : paramétrer les éléments en fonctions des informations utiles.

Mettre en œuvre la formation et le suivi des tuteurs : organisation de points réguliers entre les tuteurs (pratiques, difficultés rencontrées, etc.)12 :

Communication

Eléments de communication : teaser pour susciter les inscriptions, annonces de la formation auprès de prescripteurs du secteur, …

Relais institutionnels : services formation, les managers et leur expliquer leurs rôles durant la formation. Ils doivent être capable de parler correctement de la formation et d’en mesurer les enjeux, surtout si c’est une formation en ligne.

Lien communication / produits : surtout en matière de digital. Aujourd’hui il y a une confusion entre la communication, le marketing et le produit. Cela atteint aussi la formation. Le produit de formation digitale n’existera que s’il existe en terme de communication digitale. Si on ne communique pas (avec teaser etc.) les gens ne s’y inscriront pas. Le succès est aussi dû au fait que le produit et sa communication doivent être en phase. Donc il faut donner des morceaux de contenu, montrer les choses. Faut faire goûter, cela donne de la valeur.

En synthèse

  • Il ne faut pas croire que la fin de l’ingénierie signifie la fin de la formation. Le déploiement est essentiel.
  • Le déploiement requiert de l’anticipation et de la précision en formation hybride.

Livrable

Instruction

« A partir du scénario général de la formation, il vous est demandé de rédiger l’extrait du guide d’animation de la séquence « Etude de cas ». Vous devez produire le guide d’animation pour la partie asynchrone (le traitement de l’étude de cas par les apprenants) et pour la partie synchrone (animation de la CV de rétroaction Matrice Classe Virtuelle). Le document doit faire 4 pages grand maximum. »

Livrable soumis par le groupe AMA : DU DLD Livrable 6 – Guide d’animation_Desbordes_VanDerMeulen_VanZeebroeck(4) et DU DLD Livrable 6 – Conducteur_Classe virtuelle_Desbordes_VanDerMeulen_VanZeebroeck

Corrigé des tuteurs : Proposition corrige livrable 6